Hệ thống xếp hàng tự động – UBND Một Cửa

Hệ thống xếp hàng hành chính công, ubnd là gì?

Hệ thống xếp hàng tự động hành chính công là một giải pháp thông minh và hiện đại đang được Abota cung cấp và triển khai rộng rãi cho các trung tâm hành chính công trên toàn quốc.  Các bộ phận tiếp dân cấp  xãm huyện, tỉnh và thành phố đang phát huy rất tốt công việc, mô hình này giúp cho thời gian đợi làm thủ tục hành chính giảm đi rất nhiều.

Lợi ích của hệ thống xếp hàng tự động đối với cơ quan hành chính công

Hệ thống xếp hàng mang lại nhiều lợi ích to lớn đối với đơn vị hành chính công sử dụng và người dân.

Đối với cơ quan hành chính công

• Cung cấp công cụ in số thứ tự, điều phối số thứ tự vào quầy. Tạo môi trường minh bạch, công bằng và văn minh. Không còn cảnh chen chúc vào giờ cao điểm.
• Giúp đơn vị nắm rõ số lượng phiếu in ra trong ngày, hiệu suất xử lý của từng quầy, thời gian trung bình trên mỗi phiên làm việc.
• Giúp nhân viên quầy không mất nhiều thời gian trong việc gọi người dân vào quầy. Có thời gian tập trung vào vấn đề chuyên môn, nâng cao nghiệp vụ và chất lượng dịch vụ.
• Nâng cao năng suất làm việc, giảm thiểu áp lực cho các nhân viên.
• Ban lãnh đạo nắm bắt từ xa tình hình các quầy giao dịch

Đối với người dân

• Chủ động trong quá trình ngồi chờ, nắm bắt kịp thời các thông tin như: có tổng bao nhiêu số thứ tự nữa thì tới lượt mình, thời gian chờ ước tính.
• Tiết kiệm thời gian, công sức.
• Không cần phải chen lấn, xô dây dành giật với người khác.
• Giúp tâm trạng khách hàng thư giãn, thoải mái khi giao dịch;

Quy trình xếp hàng tự động đối với đơn vị hành chính

Quy trình lấy số thứ tự tại Abota QMS khá đơn giản.  Quy trình có 8 bước cơ bản dành cho người dân, cán bộ hành chính sẽ theo đó để quản lý tình hình người dân để phân bổ các số thứ tự cho hợp lý.

Bước 1: Lấy số thứ tự tại Kiosk cảm ứng

Bước 2: Đợi gọi số tại khu vực ngồi chờ

Bước 3: Cán bộ hành chính gọi số thứ tự

Thông qua phần mềm gọi số hoặc bàn phím điều khiển, cán bộ có thể biết được tổng số lượng phiếu thứ tự đang chờ và số thứ tự đang phục vụ. Cán bộ chủ động điều phối khách hàng thông qua các phím chức năng như:
Gọi số tiếp theo

• Gọi lại số bất kỳ
• Gọi số ưu tiên
• Bỏ qua số thứ tự
• Gọi lại danh sách số bỏ qua
• Chuyển số thứ tự sang quầy khác

Bước 4: Người dân làm thủ tục tại quầy

Sau khi nghe loa thông báo tới số thứ tự của mình, người dân tiến tới quầy giao dịch và đưa phiếu số thứ tự cho cán bộ trực quầy.

Bước 5: Người dân đánh giá hài lòng sau khi làm thủ tục